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La mayoría de las empresas en Ecuador no han aprovechado todo lo que se puede generar al ejecutar un nuevo proceso, si es que lo han visto de esta forma a la facturación electrónica. Los ERPs tienen que ser adaptables para los cambios, especialmente de regulación y con esto, los procesos que deben realizarse de acuerdo a las circunstancias.

Conversamos con Alberto Redondo, directo de marketing de SERES para Iberia y LATAM acerca de facturación electrónica y sus nuevos rumbos en Ecuador, aprovechamos su experiencia y conocimiento para brindar detalles de otros países cercanos con los que tenemos mayor relación comercial para aprender un poco de los cambios que se pueden presentar en nuestros negocios.

Para SERES, la región “Iberia” contempla España y Portugal, mientras que LATAM incluye 5 países: México, Colombia, Perú, Argentina, Ecuador. Según Redondo, hay dos mundos para el tema de facturación, el primero que se da en varios países es el que la factura va directo al organismo de control y el segundo es que el documento va primero al cliente y luego al organismo de control.

Dos escenarios que implican diferentes situaciones con varias oportunidades y sus propias regulaciones. “Nosotros tenemos que adaptarnos a la realidad de cada uno de los países en los que proveemos nuestros servicios” por ejemplo en el caso de Ecuador la factura va primero al SRI (Servicio de Rentas Internas) y luego al destinatario final (el cliente).

“A veces en las empresas grandes el cambio es más difícil de iniciar a pesar de tener más músculo financiero por decirlo así (…) y se han ajustado a cumplir con la normativa, en lugar de mirar otros beneficios que se pueden obtener al usar un sistema”. En las pequeñas empresas a veces el cambio puede ser menos impactante que en las empresas grandes, según la experiencia en todos los países que trabajan.

Tomar en cuenta, los principios de seguridad.
Hay que ser conscientes que al usar el internet, hay gente muy lista que hasta puede modificar los gatos de las facturas y hay muchas cosas que pueden pasar. La empresa que brinda este tipo de servicio tiene que ser un socio estratégico. La estabilidad que te de un socio de confianza y que te va a defender en cualquier situación (un tercero de confianza incluso en juicios).

Tomar en cuenta, los cambios de regulación.
El sistema tiene que permitir estos cambios. La plataforma debe darte una solución rápida y adecuada para la implementación de cualquier cambio de legislación. El partner tiene que ser una carrera a largo plazo.

Los cambios en Ecuador: Vamos a un tipo Off line.
Actualmente con el esquema on-line lo que ocurría es que la empresa lo enviaba al SRI para la validación y a partir de ahí, se enviaba al cliente. Ahora el esquema cambia, porque puedes enviar al SRI y al cliente al mismo tiempo; así cuando se recibe la validación, la empresa ya ha ganado tiempo en su gestión. “El trasfondo de eso es que tu vas a estar ya trabajando en una factura que si el SRI lo rechace luego, tocaría anularla y tendrías que comunicarlo a tu cliente”.

Hay que considerar que los cambios afectan la operatividad y gestión de los negocios. Estos cambios en Ecuador entrarán en rigor en el 2018. “Cambiar un sistema, un ERP o CRM, es un gran patín para las compañías; por eso es importante la confianza con el proveedor”. Si hay cambios en la factura que se soliciten por el SRI o la factura por cualquier cosa no es aceptada por el organismo y por tanto, tendrá que anularla, la relación con el cliente es esencial ya que tendrán que trabajar juntos.

Las empresas viven de su negocio, estos temas operativos no deben generar una molestia sino que están para facilitar los procesos. La variable de los negocios es fundamental y la empresa debe dedicarse a lo que sabe hacer y ofrece a sus clientes, la parte tecnológica así como otras áreas es bueno ponerle en manos de quienes trabajan en eso. Los ahorros de la facturación electrónica son importantes según Redondo que compartió con nosotros algunos detalles de un estudio realizo por SERES, la diferencia base es de US$ 4,92 a US$ 1,91 en cuanto a facturas y en cuanto a retención es aún más de US$ 8 a US$ 2,5.

Cómo definir un proveedor adecuado?
Hay que evaluar la confiabilidad
La experiencia que tienen en los procesos
La adaptabilidad y flexibilidad que tienen para cambios, ya que esto es lo que siempre pasa.
Contar con respaldos y servicio.

“El cambio se acerca y no dejarlo hasta el final. Los cambios a ultimo momento suelen ser complicados. Hagámoslo bien, con tiempo y dejemos asesorar por empresas dedicadas a este negocio” dijo Alberto Redondo, director de marketing de SERES para Iberia y LATAM.