«Hay un esqueleto que sirve para la organización de cualquier evento» dijo Mauricio González, instructor del seminario que se realiza hoy en la ciudad de Quito. Como toda actividad empresarial, la organización de eventos parte de una planificación detallada, «el concebir la actividad que genera un certamen… si es una actividad de lanzamiento o una actividad de divulgación o una actividad de capacitación o relaciones públicas, qué actividad es la que genera el evento como tal, (como primer paso) para ahí, sí tomar la decisión de qué tipo de evento es el más indicado para cumplir con esto». Luego, sí definir los objetivos, los propósitos y el presupuesto tentativo.
González afirmó que un buen evento no necesariamente requiere un presupuesto alto y dijo que la creatividad es esencial para determinar el uso de materiales y decoración. Además dijo que «no cualquier persona puede organizar eventos, para eso hay que prepararse» por ejemplo, el especialista de alimentos y bebidas o especialistas en sonido, no necesariamente saben hacer eventos.
Hay un esqueleto «una columna vertebral» que se usa para la preparación de cualquier evento. La metodología de la realización del evento es fundamental, porque eso evita pequeños grandes errores que se pueden dar, por ejemplo la definición del menú. González mencionó que el diseño del menú puede generar actividad o pasividad, los azucares por ejemplo, generan actividad, caso contrario la «comida pesada». Señaló que cuando un evento tiene por objetivo vender en el mismo evento, el licor, las grasas y los azucares deben estar en el menú para que la gente se ponga «happy y suelte el bolsillo».
Compartió con nosotros que la tecnología está presente en las ferias virtuales, donde se exponen, construyes y demás, desde tu computador en 3D; uno puede entrar como expositor o visitante a la feria. A España lo señaló como uno de los países pioneros en la organización de eventos.
Una de las cosas que hay que manejar es el stress, ningún evento es igual a otro. Sobre todo delegar responsabilidades es primordial. «Muchas veces pasa esto, el que está organizando el evento quiere estar encima de todo, no! el último que se ve es al organizador, el que está tras bambalinas es el organizador, nosotros no hacemos relaciones públicas, se las hacemos para nuestros clientes… entonces es estar siempre pendiente, tras puertas observando todo y tener un equipo que con solo una mirada, le puedes decir muévete o haz esto… a lo wedding planner de Jennifer López».
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