«Hay un esqueleto que sirve para la organización de cualquier evento» dijo Mauricio González, instructor del seminario que se realiza hoy en la ciudad de Quito. Como toda actividad empresarial, la organización de eventos parte de una planificación detallada, «el concebir la actividad que genera un certamen… si es una actividad de lanzamiento o una actividad de divulgación o una actividad de capacitación o relaciones públicas, qué actividad es la que genera el evento como tal, (como primer paso) para ahí, sí tomar la decisión de qué tipo de evento es el más indicado para cumplir con esto». Luego, sí definir los objetivos, los propósitos y el presupuesto tentativo.
González afirmó que un buen evento no necesariamente requiere un presupuesto alto y dijo que la creatividad es esencial para determinar el uso de materiales y decoración. Además dijo que «no cualquier persona puede organizar eventos, para eso hay que prepararse» por ejemplo, el especialista de alimentos y bebidas o especialistas en sonido, no necesariamente saben hacer eventos.
Hay un esqueleto «una columna vertebral» que se usa para la preparación de cualquier evento. La metodología de la realización del evento es fundamental, porque eso evita pequeños grandes errores que se pueden dar, por ejemplo la definición del menú. González mencionó que el diseño del menú puede generar actividad o pasividad, los azucares por ejemplo, generan actividad, caso contrario la «comida pesada». Señaló que cuando un evento tiene por objetivo vender en el mismo evento, el licor, las grasas y los azucares deben estar en el menú para que la gente se ponga «happy y suelte el bolsillo».
Compartió con nosotros que la tecnología está presente en las ferias virtuales, donde se exponen, construyes y demás, desde tu computador en 3D; uno puede entrar como expositor o visitante a la feria. A España lo señaló como uno de los países pioneros en la organización de eventos.
Una de las cosas que hay que manejar es el stress, ningún evento es igual a otro. Sobre todo delegar responsabilidades es primordial. «Muchas veces pasa esto, el que está organizando el evento quiere estar encima de todo, no! el último que se ve es al organizador, el que está tras bambalinas es el organizador, nosotros no hacemos relaciones públicas, se las hacemos para nuestros clientes… entonces es estar siempre pendiente, tras puertas observando todo y tener un equipo que con solo una mirada, le puedes decir muévete o haz esto… a lo wedding planner de Jennifer López».
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Así como todos los productos y servicios, el entretenimiento, siendo uno de los sectores más rentables, también se dirige a targets específicos. En Quito encontraremos próximamente un lugar dedicado a los ejecutivos jóvenes adultos, los servicios que ofrecerá han sido basados en un estudio de mercado realizado por los dueños del club Oceana, lugar donde se realizará el «after office». Según Danny Mena, accionista, entre todas las actividades que se realizan, ésta dedicada a los ejecutivos nació por una necesidad del mercado, las alianzas estratégicas son varias y cubren en su gran mayoría servicios y comunicación, aplicó el dicho muy conocido por todos los marketineros «si quieres ser una gran marca, únete a grandes marcas
Las actividades BTL se realizan para un grupo específico de consumidores, mientras más definido esté el target, mejor funcionará la estrategia, confirmó Roberto Aguilar, gerente general de Gerencia de Modelos. Agregó que es importante tomar en cuenta la posibilidad de llegar a un grupo extendido, no necesariamente el objetivo, pero consumidores relacionados de una u otra manera que estarían presentes, para quienes se deben realizar acciones paralelas. Por ejemplo, si el grupo objetivo son niños, habrá que tomar en consideración a los padres de familia o maestros, según el lugar donde se lleve a cabo la actividad. 