Una empresa incorpora una aplicación para resolver una necesidad, suma otra para un equipo distinto y mantiene las anteriores cuando llega el momento de renovar. Esa acumulación puede pasar inadvertida durante años, hasta que aparecen licencias con poco uso, herramientas que hacen tareas similares y contratos que siguen absorbiendo presupuesto.
El crecimiento del software como servicio ha ampliado ese problema. Gartner señala que hasta 30% de las licencias SaaS pueden permanecer sin uso o utilizarse por debajo de su capacidad. A la vez, muchas organizaciones tienen visibilidad de solo 30% a 50% de las aplicaciones que funcionan dentro de sus entornos. El resultado es un gasto que no siempre refleja cuánto software se utiliza realmente.
La duplicación tampoco suele responder a una sola decisión. IBM explica que las renovaciones sucesivas, las compras realizadas por diferentes áreas y las adquisiciones empresariales pueden dejar aplicaciones superpuestas dentro de una misma organización. Una herramienta nueva no necesariamente reemplaza a la anterior; con frecuencia ambas continúan activas y facturándose.
Más herramientas amplían el desafío
La expansión de la inteligencia artificial está añadiendo otra capa. Nuevas aplicaciones y funciones de IA se incorporan ahora a portafolios que ya podían ser extensos. Gartner advierte que el crecimiento conjunto del SaaS y la IA generativa aumenta el riesgo de perder visibilidad sobre contratos, utilización y gasto.
Por eso, la revisión del software existente está ganando espacio dentro de la gestión tecnológica. El State of IT Asset Management 2026 de Flexera, basado en 512 profesionales, identifica la optimización del gasto en software como la principal prioridad de estos equipos. Entre las organizaciones con prácticas avanzadas, la recuperación de software que había dejado de utilizarse pasó de 59% a 79% en un año.
La presión sobre el presupuesto tecnológico ya no depende solamente de cuánto software nuevo compra una empresa. También está en lo que permanece contratado sin suficiente uso, en las funciones que se repiten y en las aplicaciones que nadie ha retirado. A medida que el catálogo de herramientas continúa creciendo, saber qué se tiene y qué se utiliza se vuelve tan importante como decidir qué incorporar.
